§ 2-1.Alminnelige krav til arkivlokaler 

Rom der offentlige organ oppbevarer arkiv, regnes som arkivlokale. 

Arkivlokale kan være vanlige lokaler eller spesialrom for arkiv. Med spesialrom for arkiv menes lokaler som er spesielt tilpasset langtidslagring av ulike typer arkivmateriale. 

Arkivlokaler skal være innrettet for å gi det arkivmaterialet som blir oppbevart der, vern mot: 

a) vann og fukt, 

b) brann og skadelig varme, 

c) skadelig påvirkning fra klima og miljø, skadedyr m.n., og 

d) skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang 

§ 2-2.Vern mot vann og fukt 

1) Arkivlokaler skal være sikret mot inntrengning av vann og fukt. Man må ikke ta i bruk arkivlokaler som man vet kan være truet av flom eller oversvømmelse. 

Vannrør under trykk er fjernet fra arkivlokalet. Avløpsrør er kledd inn. Lekkasjer (drypp) vil avgrenses til gulv i arealet. Dette gjelder i magasinene i 1. etasje. Bygningstekniske krav er oppfylt. 

Bortsettingsarkiv plasseres i magasin i 1.etasje. 

Arkivmateriale (dagligarkiv) som oppbevares i 3.etasje står i låsbare arkivskap. Ingen ekstra sikring mot vann og fukt. 

Serverrom er i 3.etasje. Alt henger på vegg i metallskap. Ingen ekstra sikring mot vann og fukt. Vi har egne rutiner for backup.

2) Arkivmateriale skal ikke stå direkte på gulvet. 

Det fysiske arkivmaterialet hos IKA Trøndelag oppbevares i brannsikre skap. Bortsettingsarkiv oppbevares i egne stålskap nede i magasinet. 

Servere henger på vegg. 

3) I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør. Dersom spesialrom for arkiv i eksisterende bygninger likevel har vannrør  og det er urimelig kostbart å endre røropplegget, kan en alternativt bruke tekniske løsninger som effektivt hindrer at arkivmaterialet blir skadet av vann fra rørene, f.eks.: 

a) fuktfølere på gulv tilkoblet stengeventil og/eller alarm, 

b) fuktføler på vannrør, spesielt i skjøter og koblinger, eller 

c) fysisk sikring i form av vannrenner under vannrør som ligger over arkivreoler, eller lignende 

Byggtekniske krav er oppfylt, jmf. leiekontrakt. 

§ 2-3.Vern mot at det oppstår brann i arkivlokalet 

1) Brannfarlig virksomhet er forbudt i arkivlokaler. Det skal ikke være annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalene. Det elektriske anlegget skal være i samsvar med forskrifter for slike anlegg i branntrygge lokaler. El-sentral med strømmålere, sikringer o.l. skal ikke være plassert i arkivlokalene. 

IKA Trøndelags arkivmagasin er i egne spesialrom kun med nødvendig elektrisk utstyr for virksomheten i arkivlokalene, og er i samsvar med forskrifter for slike anlegg i branntrygge lokaler. Fysisk arkivmateriale utenfor magasinene oppbevares i brannhemmende skap. 

Ingen ekstra sikring mot brann i serverrom, men vi har brannalarm direkte koblet til Trøndelag brann og redningstjeneste. Vi har rutiner for backup. 

2) Dersom det er kopimaskin, skanner, pc eller liknende i arkivlokalet må det tas nødvendige forholdsregler for å unngå fare for brann. 

Kopimaskin, skanner, pc o.l. er ikke plassert i magasinene.  

Dagligarkiv står i brannhemmende skap. 

3) Spesialrom for arkiv skal varmes opp med varmekilder som ikke kan medføre fare for brann eller skade arkivmaterialet. 

Oppvarming i magasinene skjer via eget ventilasjonsanlegg. Det er også installert avfukter. Temperatur holdes på 18 grader celsius + - 2 grader celsius. Luftfuktighet maks 50 % 

§ 2-4.Vern mot spredning av brann i arkivlokalet 

1) Dersom en branncelle deles opp i flere arkivlokaler, skal skilleveggene mellom dem minst ha brannmotstandsevne EI 30, og utføres i materialer som er begrenset brennbare. I arkivlokaler skal det brukes maling, gulvbelegg o.a. som minst mulig fremmer brannspredning. 

• Pusset Leca som brannskille. Arkivmagasinene er egne brannceller. 
• Porter er kledd igjen med brannvegg som tilfredsstiller REI 120. Dører i R60. 
• Tak og vegger er malt i brannhemmende maling.

2) Arkivlokaler skal ha håndslukkingsapparat eller annet egnet brannslukkingsanlegg. 

Pulverapparter står i alle magasin og i 3. etasje. Det er også vannslanger tilgjengelig. 

3) Brannvarslingsanlegg for arkivlokaler skal tilfredsstille de krav som gjelder for bygningen for øvrig. Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm.  

Brannvarslingssystem er direkte knyttet til Brann- og redningstjenesten i Trondheim. 

§ 2-5.Vern mot brannspredning fra andre rom

1) Arkivlokaler skal klassifiseres etter de byggetekniske forskriftene til plan- og bygningsloven (TEK 17). 

Arkivlokalene våre er klassifisert etter de byggtekniske forskriftene til plan- og bygningsloven (TEK 17). 

2) Arkivlokaler skal være separate enheter eller brannceller. 

Arkivmagasinene er brannceller. 

3) Krav til brannmotstandsevne for ulike typer arkivlokaler: 

a) I vanlige lokaler skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 30, og utføres i materiale som er begrenset brennbart. 

b) I spesialrom for arkiv der organet oppbevarer arkivmateriale fra avsluttede arkivperioder frem til det skal avleveres, skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 60, og utføres i materiale som er begrenset brennbart. 

c) I spesialrom for arkiv der det oppbevares avlevert arkivmateriale, skal bygningsdelene ha brannmotstandsevne REI 120 og utføres i ubrennbart eller begrenset brennbart materiale. 

d) Brannsikkert skap som brukes til oppbevaring av arkiv, jf. § 2-11 tredje ledd, skal ha brannmotstandsevne EI 90 eller høyere. 

IKA Trøndelag sine arkivlokaler oppfyller alle krav. 

4) Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. Det skal ikke ha vinduer dersom dette medfører sikkerhetsrisiko for arkivmaterialet. 

Det er selvlukkende dører og ingen vinduer i magasinene. 

§ 2-6.Vern mot skadelig påvirkning fra klima, miljø, skadedyr m.m.

1) For å gi optimalt vern av arkivmaterialet som oppbevares der, skal arkivlokaler være spesielt tilpasset lagringsmediet med hensyn til temperatur, relativ luftfuktighet, elektriske installasjoner, forurensing og andre miljøfaktorer. 

Våre arkivlokaler innfrir alle krav. 

2) I bygningsdeler og innredning skal det ikke brukes materialer som kan skade arkivmaterialet ved avgassing, stråling eller på annen måte. 

Bygningsdeler og innredning kan ikke skade materialet ved avgassing, stråling e.l. 

3) Arkivlokaler skal utformes slik at de oppfyller kravene i anerkjente standarder for bevaring av ulike typer lagringsmedier som papir, mikrofilm, analog film og foto, magnetiske lydbånd, VHS m.v. samt ulike typer digitale lagringsmedier. Riksarkivaren kan fastsette retningslinjer for oppbevaring av ulike medietyper. 

Vi har magasin for oppbevaring av papir.  

4) Arkivmateriale som kan påvirke hverandre negativt, må ikke oppbevares i samme arkivlokale uten at nødvendige sikringstiltak er iverksatt. Det må heller ikke oppbevares andre ting eller gjenstander som kan bidra til å redusere sikkerheten til arkivene. 

IKA Trøndelag har kun papirarkiv og foto i sine depotlokaler – disse påvirker ikke hverandre negativt, men har behov for forskjellig oppbevaringsforhold.  

§ 2-7.Vern mot skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang 

1) Arkivlokaler skal være utformet slik at arkivmaterialet er fullgodt sikret mot skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang. Offentlige organer skal ha regler om hvem som skal ha tilgang til arkivene. 

Det er skallsikring rundt lokalet. Alarmsensorer er plassert i rom utenfor magasinene. Kun autorisert personell har tilgang til magasinene, både i åpningstid og etter stenging. 

Se ellers rutine for personellsikring fysisk arkiv. 

2) Spesialrom for arkiv skal være sikret med egen innbruddsalarm. Øvrige arkivlokaler skal inngå i det ordinære sikkerhetsopplegget for bygningen. 

Se over. 

3) Arkivlokaler der det oppbevares sikkerhetsgradert arkivmateriale skal oppfylle krav som er fastsatt i sikkerhetsloven med forskrifter. 

IKA Trøndelag oppbevarer ikke sikkerhetsgradert arkivmateriale. 

§ 2-8.Bruk av tilfluktsrom som arkivlokale 

1) Tilfluktsrom kan ikke brukes som arkivlokale for oppbevaring av annet arkivmateriale enn det som er tillatt å kassere i henhold til kassasjonsregler godkjent av Riksarkivaren, jf. forskrift om offentlege arkiv § 16. Tilfluktsrommet skal oppfylle de krav som ellers gjelder for oppbevaring av det aktuelle arkivmaterialet. 

Tilfluktsrom benyttes ikke som arkivlokale. 

2) Arkivmateriale som oppbevares i tilfluktsrom må kunne beskyttes ved en eventuell evakuering som skjer på kort varsel (i løpet av 72 timer). 

3) Bruk av tilfluktsrom til arkivlokale må ikke skje i strid med regler og instrukser om bruk av tilfluktsrom som er fastsatt av Sivilforsvaret. 

§ 2-9.Utforming, dimensjonering og innredning av arkivlokaler

1) Gulv og reoler i arkivlokaler skal ha bæreevne tilpasset vekten av arkivmaterialet. Det skal være nok fri gulvplass til transport og fremhenting av arkivmateriale. 

2) Reoler i spesialrom for arkiv skal være av ubrennbart materiale, og hyllene skal ha minst 10 cm klaring mot gulv, vegg og tak. 

Alt er etter standard. 

§ 2-10.Drift av arkivlokaler 

1) Arkivlokaler skal ha fast tilsyn og renhold. 

Renhold av kontorer og ordningsrom: Kontorene vaskes en gang i uka i 3.etasje. Ordningsrom og kontorer i 1. etasje vaskes to ganger i uka. Både kontorlokaler, ordningsrom og magasiner har daglig tilsyn av ansatte i IKA Trøndelag. 

Magasin vaskes to ganger i året i tillegg ved behov. 

2) Blir man oppmerksom på forhold som gir risiko for skade på arkivmaterialet, skal det settes i verk tiltak så snart som mulig. 

Rutine er utarbeidet.

3) Blir man oppmerksom på at arkivmaterialet har fått skader på grunn av forholdene i arkivlokalet, skal det settes i verk tiltak så snart som mulig for å forebygge ytterligere skade. Skader som allerede har oppstått skal utbedres, jf. § 6-4. Dette skal skje i tråd med kvalifisert veiledning. 

Rutine er utarbeidet.

§ 2-11.Arkiv som skal oppbevares i spesialrom for arkiv 

1) Eldre og avsluttet arkiv skal oppbevares i spesialrom for arkiv. Så langt det er mulig bør også arkivmateriale fra avsluttet arkivperiode som ikke er i hyppig bruk, oppbevares i spesialrom for arkiv. 

IKA Trøndelags bortsettingsarkiv oppbevares i et depotmagasin. 

2)Kravet til oppbevaring i spesialrom gjelder ikke arkivmateriale som kan kasseres jf. kap. 7 og som er skilt ut fra det øvrige materialet. 

3) Analoge arkiv som har et så lite volum at det ikke er rimelig å kreve at organet innreder eget spesialrom for arkiv, kan i stedet plasseres i brannsikkert skap eller annen innretning som ivaretar krav til sikker oppbevaring jf. § 2-5 tredje ledd bokstav d). 

Det vi har av fysisk dagligarkiv, foruten personalmappene er i brannhemmende skap. Bortsettingsarkiv settes i magasinet. 

§ 3-4.Oppbevaring og sikring 

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder: 

a) hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes, 

Lagringsmedier er papir, og i sak-/arkivsystemet vår oppbevares dokumentasjon i disse arkivformatene: Mp3, PDF, Sgml, txt og wave. 

b) hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir, 

Saksarkiv, og arkivdel for partsinnsyn oppbevares elektronisk i sak-/arkivsystem, det samme gjør personalarkiv nyere enn 2016. Men dokumentasjon som inneholder særlige kategorier av personopplysninger vedrørende partsinnsyn og personalarkiv oppbevares fysisk. 

c) ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder 

• tidspunkt for konvertering:  

dokumenter i vårt sak-/arkivsystem konverteres når de får status J- journalført og når saker får status A- avsluttet.  

• retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk, 

I sak-/arkivsystemet konverteres dokumenter til arkivformat ved avslutting av saker.  

d) en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot, og 

Se rutine for periodisering og bortsetting. 

e) iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet. 

Se rutine for brukerrettigheter i sak-/arkivsystemet, rutine for sikring mot avbrudd og tap av data, rutine for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas, rutine for teknisk sikring mot urettmessig tilgang og innsyn og rutine for tilgangsstyring.