Riksarkivarens forskrift Kap 1
§1-1 Arkivplan
(1) Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. arkivforskriften §4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova §2 bokstav b.
(2) Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:
a) organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,
b) rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. arkivforskriften §12,
c) rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,
d) klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. arkivforskriften §5,
e) oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,
f) bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene, jf. arkivforskriften §16, og
(g) avleveringsplan for statlige organ, jf. arkivforskriften §19).
IKA Trøndelag
Vår arkivplan skal gi en samlet oversikt over arkivmaterialet vårt, hvor det er skapt, hvilke regler og planer som gjelder for dokumentforvaltningen og hvordan IKA Trøndelag ivaretar arkivansvaret sitt.
Arkivplanen skal være et styrende dokument og arbeidsverktøy, som skal være levende. Den skal beskrive ansvar og samle retningslinjer, rutiner, bestands- og systemoversikt på ett sted. Alle ansatte skal til enhver tid vite hvordan oppgavene knyttet til dokumentforvaltningen (hele livssyklusen) skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Alle ansatte i IKA Trøndelag er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanen sitt innhold, og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.
Som daglig leder i IKA Trøndelag forventer jeg at alle ansatte i bedriften setter seg godt inn i og følger retningslinjene i arkivplanen.
-
IKA Trøndelag IKS
Jens Rønning
daglig leder
