Aktivitet

Oppgave

Ansvar

Henvendelse inn til oss fra arkivskaper, behandlende tannlege eller subjekt for journalen

1) Journalføres jamfør rutiner for aktuelt saksbehandlingssystem

Saksbehandler

I tilfeller hvor materialet skal sendes til subjekt for journal

1) Utbe kopi/skanning av gyldig legitimasjon jamfør rutine for legitimering

2) Kontrollsjekk gate-/postadresse med telefonkatalog om mulig

Saksbehandler

I tilfeller hvor det er behov for røntgen

1) Om innsynssøker er subjekt for journalen, henvis til at behandlende tannlege eller arkivskaper må forespørre om å få tilsendt journalen i original

2) Om innsynssøker er behandlende tannlege eller arkivskaper, klargjør original journal for utsending

3) Sett inn utekort for aktuell journal

4) Pakk journal i egnet emballasje, typisk et tilpasset manillaomslag

5) Bruk brevmal for tilbakelån av materiale i original

6) Utsending som brevpost

Saksbehandler

I tilfeller hvor det ikke er behov for røntgen

1) Ta kopi av aktuell journal

2) Utsending som brevpost

Saksbehandler

I tilfeller hvor det ikke er gjort funn og det dreier seg om dokumentasjon av tannskade i skoletida

1) Etterspør alternativt etternavn

2) Spør om vedkommende kan ha skiftet tannklinikk i skolepliktig alder, da den i så fall være ettersendt i original til ny klinikk

3) Om ingen av ovenstående er aktuelle, opplys at det fram til og med 90-tallet var vanlig å makulere journalene 10 år etter siste innførsel

4) Opplys at tannskade i skoletida kan være dokumentert i aktuell skoles arkiver eller i arkivene etter gamle Trygdekontoret

Saksbehandler

I tilfeller hvor det refereres til klinikk ved skole og det hefter usikkerhet til hvilken klinikk som har overtatt materialet

1) Ta kontakt med fylkestannlegen, som skal ha kontroll på hvor materialet har havnet

Saksbehandler