Aktivitet

Oppgave

Ansvar

Innsynshenvendelse fra arkivskaper, subjekt for dokumentasjonen eller annen

1) Journalføres jamfør rutiner for aktuelt saksbehandlingssystem

Saksbehandler

I tilfeller med innsyn fra subjekt for dokumentasjonen

1) Utbe kopi/skanning av gyldig legitimasjon jamfør rutine for legitimering

2) Kontrollsjekk gate-/postadresse med telefonkatalog om mulig

3) Skriv ut legitimasjon og legg i aktuell boks i dagligarkivet

Saksbehandler

I tilfeller med innsyn fra arkivskaper

1) Ta kopi av aktuell dokumentasjon og send per brevpost

Saksbehandler

I tilfeller med innsyn fra andre

1) Utbe fullmakt og kopi av gyldig legitimasjon

2) Journalfør overstående

3) Besvar henvendelsen gjennom ønsket kanal, typisk elektronisk skjema for bekreftelse av fullført utdanning

Saksbehandler

I tilfeller hvor det utbes elektronisk oversendelse

1) Be om skriftlig forespørsel fra innsynssøker om å få materialet oversendt elektronisk, e-post holder

2) Journalfør forespørselen

3) Ekspeder via e-post eller verktøy for sikker elektronisk forsendelse

Saksbehandler

I tilfeller hvor kopi av årskursbevis e.l. forefinnes og hvor det skal sendes til subjekt

1) Ta kopi av aktuell dokumentasjon

2) Påfør kopien «Rett kopi av materiale i deponi» med dato og signatur og stemple den. Stempel skal overlappe signatur, men ikke gjøre den uleselig.

3) Legg ved vedleggsmal «Attestert kopi fra depot»

4) Bruk brevmal «Attestert kopi fra depot» ved utsending

Saksbehandler

I tilfeller hvor det bare forefinnes eksamensprotokoll og hvor det skal sendes til subjekt

1) Ta kopi av aktuell dokumentasjon og sladd linjer som ikke angår saken

2) Påfør kopien «Rett kopi av materiale i deponi» med dato og signatur og stemple den. Stempel skal overlappe signatur, men ikke gjøre den uleselig.

3) Gjør avskrift av aktuell dokumentasjon

4) Be kollega om å lese korrektur og signere og stemple avskrift

5) Aktuell saksbehandler signerer og stempler kopi

Saksbehandler