Aktivitet 

Oppgave  

Ansvar 

Henvendelse inn til oss    fra arkivskaper, subjekt for klientmappa eller dennes fullmektig

1) Journalføres jamfør rutiner for aktuelt saksbehandlingssystem  

 Saksbehandler

 I tilfeller hvor materialet skal sendes til arkivskaper

1) Ta komplett kopi av klientmappa

2) Bruk brevmal «Partsinnsyn fra arkivskaper»

3) Oversendes per postgang eller SvarUt, alt etter hva som er ønsket av arkivskaper

4) I tilfelle hvor SvarUt benyttes, se egen rutine for dette

 Saksbehandler

 I tilfeller hvor materialet etterspørres av subjekt for klientmappa

1) Utbe kopi/skanning av gyldig legitimasjon jamfør rutine for legitimering

2) Gå gjennom og sladd klientmappa for tredjepartsopplysninger og med henblikk på utilrådelighetsprinsippet (se referanser til aktuelt lovverk under)

3) Bruk brevmal «Partsinnsyn fra part eller fullmektig»

4) Send ut per postgang eller SvarUt alt etter hva som er ønskelig

5) I tilfeller hvor SvarUt benyttes, se egen rutine for dette

 Saksbehandler

 I tilfeller hvor materialet skal sendes til fullmektig

1) Bruk rutiner som for innsyn direkte fra parten med tillegg for fullmakt under punkt 1) 

 Saksbehandler

I tilfeller hvor dokumentasjon etterspørres av direktorat eller offentlig oppnevnt kommisjon eller liknende

1) Bruk rutine som oppgitt under innsynssøknad fra subjekt for klientmappa

Saksbehandler

I tilfeller hvor det søkes innsyn av personer som ikke har rett til innsyn

1) Avslag på innsyn oversendes med referanse til aktuelt lovverk

2) I det fall det dreier seg om søsken som ikke har egne mapper, men opptrer i aktuelt materiale og framstår å ha et reelt dokumentasjonsbehov[1]:

1. Enten: Oppfordre til å be om fullmakt for å gjøre et felles innsyn
2. Eller: Gjør et strengt utdrag av aktuell mappe

3) I det fall det dreier seg om barnevernstjeneste i annen kommune eller annen arkivskaper i aktuell kommune, henvis vedkommende direkte til aktuell barneverns- eller arkivtjeneste.

Saksbehandler

 I tilfeller hvor det ikke gjøres noen funn på klientmappe for aktuell person

1) Ta kontakt med innsynssøker og etterspør alternativt etternavn. I noen eldre tilfeller kan det være aktuelt å etterspørre alternativ hjemstavnskommune og.

2) Om det fremdeles ikke er mulig å finne informasjon om klienten, kan møtebøker for barneverns- eller sosialtjenesten være et alternativ

3) For eldre saker kan det også være aktuelt å gjøre søk på mor og/eller fars navn i aktuell kommunes sosialarkiver.

4) Andre aktuelle arkivskapere å ettersøke materiale i er edruskapsnemnd og private barneverns-/behandlingsinstitusjoner

 Saksbehandler