Aktivitet 

Oppgave  

Ansvar 

Tilgangskontroll (fysisk) 

Alle nyansatte og innleid personell/ vikarer får eget adgangskontroll kort.  
Dette kortet utstedes av Stanley Security i resepsjonen ved Arkivsenteret i Dora. Etter utstedelse av kort må dette kortet også registreres i tilgangskontroll systemet til IKA. 

Fagledere med nyansatte/ vikarer 

Tilgangskontroll (bedrifter/personell utenom IKA Trøndelag) 

For behov for adgangskontroll i våre lokaler for bedrifter/personell tilhørende Båtsmannsgata 4, skal det utstedes eget kort tilhørende IKA Trøndelag som må regsitreres i tilgangskontroll systemet. 

Sekretær/ IT Drift 

Tilgangskontroll Nettverk fra egen PC 

Alle faste ansatte og innleid personell/ vikarer skal ha egen påloggingstilgang til admin-nettverk (Kontornett) med en egen bruker. Passord må lages av brukeren selv og må bestå av minst 6 tegn (skal ikke bruke æ,ø og å). 
Passord må endres to ganger pr år. 
Ved inntasting av feil passord flere enn 3 ganger, låses brukeren. 

Alle/IT drift 

Opprette e-postkonto til tilsatte 

Alle faste ansatte og innleid personell/ vikarer skal ha egen epostkonto med tilgang til Office365 webløsning. 
Bruker må selv vedlikeholde og huske passord til sin egen Office365 løsning. 
For faste ansatte vil de ha en utvidet Office365 løsning med bruk av office programmer lokalt på egen PC. 

Alle/IT Drift 

Opprette tilgang til Depot Nettverk 

Tilgang til Depot Nettverk vil gis kun til ansatte på Digitalt Depot som må bruke egen PC for pålogging. 

Digitalt Depot/ IT Drift 

Logg 

All aktivitet med adgangskontroll kort logges i systemet. 
All ekstern nettverksaktivitet logges i brannmur, og ukentlig rapport sendes IT Drift. 
Logging av aktivitet i lokalt nettverk kan aktiveres ved behov. 

IT Drift 

Kryptering 

VPN løsning er kryptert der bruker har 2-faktors pålogging (brukernavn og passord + kodenøkkel). 

Se også Rutine for Hjemmekontor. 

Denne løsningen er kun for faste ansatte og leverandører ved behov. 

Kryptering brukes også i overførings programvare som IKA bruker (Skannede filer som overføres til Documaster og overføring fra Digitalt depot til KDRS). 

IT Drift 

Viruskontroll 

Alle servere og arbeidsstasjoner (PC) har installert viruskontroll, som har automatisk oppdatering. 
Alle brukere må påse at den ikke deaktiveres. 

Alle